統一調度這四個字，落到 MICE 單上，難的地方不在排車，在於幾天裡每一段的節奏都不一樣。落地日拼的是批次，會議日拼的是準點，返程日拼的是倒推。青島君愛悅排這類會議用車，習慣先把每一天的主旋律定下來，再讓車和司機往旋律裏放，而不是拉一堆車硬湊。
去年四月我們接過一場四十五人的渠道年會，兩天會期，客人分住兩家酒店，會場在嶗山區的一家會議酒店。平季接這種單，車不緊，考驗的是排布，青島君愛悅從頭到尾用了兩臺十五座中巴、一臺九座輕客，外加會議日上午的一臺三十三座，三天跑下來沒有一臺車空轉。
四十五個人分三個航班落地，前後隔兩個小時。青島君愛悅的做法是按航班批次分組，先請企業發一份批次表，寫清航班號、落地時間、各批人數和行李件數，行李按人均一件半核。第一批八個人，九座輕客一趟裝下；第二批十九人，十五座中巴跑兩趟；第三批趕在夜裡十一點後落地，單獨留一臺車守到末班。表定下來之後，航班怎麼變，青島君愛悅的車就怎麼跟。
| 航班批次 | 落地時間 | 人數與行李 | 派車 |
|---|---|---|---|
| 第一批 | 十八點二十 | 八人，十二件 | 九座輕客一趟 |
| 第二批 | 二十點十分 | 十九人，三十件 | 十五座中巴兩趟 |
| 第三批 | 二十三點後 | 十八人，二十六件 | 九座輕客與中巴各一趟 |
批次表看着簡單，省下的卻是當晚所有的電話。哪一批到了、誰去接、車停在到達口哪根柱子底下，表上都有，司機照着走就行。有一年遇到航班晚點兩小時，同一批客人被拆成前後兩撥，青島君愛悅讓先到的八位坐中巴先走，晚到的四位用九座補一趟，沒讓任何人在到達廳過夜。
會議日上午八點半開場，四十五人要從兩家酒店趕到同一個會場。這種全員一起移動的段落，會議用車三十人起配大巴，一臺三十三座把兩家人收齊，八點前同時發車，一起到一起進，不用彼此等。青島君愛悅排這一趟時按最遠的酒店倒推發車時間，早高峯的餘量提前留出來。
下午分組討論，人羣拆開了，大巴反而笨。兩臺十五座中巴按分會場跑，一臺駐在酒店與會場之間擺渡回去休息的客人，一臺機動待命。中巴的好處在這個時段全顯出來，掉頭快、停車近，客人從會場走出來三十米就能上車。青島君愛悅排會期用車，大巴管集中，中巴管分散，兩頭節奏都照顧到。
會期中間還有一段容易漏排的時間，就是茶歇和午餐。四十五個人四十分鐘喫完飯再回會場，靠散客自己走必然拖堂。青島君愛悅跟會務約定，午餐時段大巴原地待命，回酒店休息的客人坐中巴走，留下繼續談的客人不管，一點半前中巴準時回到會場門口接第二輪。這段擺渡看着瑣碎，排好了，下午的會就能準點開場。
送機和接機正好一反一正。接機是車等客人，送機是客人等車，全部按航班起飛時間倒推：起飛前兩小時到機場，路上四十五分鐘，出發前二十分鐘上車，一層層往前算。最早一班早上七點起飛的，五點就要從酒店發車，青島君愛悅頭一天晚上就把這批客人的箱子數量確認好，第二天一早不臨時點行李。
最晚一班在傍晚的客人不浪費白天。行李寄存在酒店前臺，中巴拉着他們去就近的海濱轉一圈，時間算到三點前回酒店取行李再走。這種順路安排多數企業都願意要，等於多送半日行程，車不用額外加，費用也不另起一單。
青島君愛悅在返程日還會留一臺車做兜底，專門接臨時改籤的客人。會議散得晚，總有一兩位現場改行程，改籤到夜裡或者隔天早上的，散團時刻表裏那一行空着，就是給這種變化準備的。改籤的客人單獨走一趟，費用按實際用車算，跟大部隊的包價分開，雙方都清楚。
幾天的單，人雜事多，青島君愛悅只建一個用車羣，裡面放兩條線：一條調度，一條司機。客人找調度提需求，找司機確認位置，兩邊的話術也約定好，調度只回方案和時間，司機只報車號和位置，不聊天不傳閒話。羣裏的記錄乾乾淨淨，事後翻起來一目了然，青島君愛悅管這個叫一天一本明白賬。
統一調度說到底，是讓所有信息走一條道。這三天裡安排改了七次，每一次都在羣裏留了痕，誰提的、幾點改的，散團後青島君愛悅復盤就拿這份記錄，下一回排同類單子，節奏只會更準。
結賬也是一條道。企業客戶走協議價的，青島君愛悅按月結對賬，幾號用了幾臺車、跑了多少趟、超時幾個小時，一張明細發過去，企業財務照着核。三天會期的車費被攤進一張月度明細裏，對接人不用催票，財務不用一筆筆對，這種省心是 MICE 客戶願意長期合作的實在原因。
本文由青島君愛悅出行服務有限公司調度負責人整理，在青島做包車調度九年，企業年會與 MICE 團隊用車的排班是其每年固定經手的業務，文中案例來自近三年的訂單復盤。
青島君愛悅出行服務有限公司深耕青島與膠東半島旅遊包車，車輛全部自有登記，常備5座至9座商務車型與33至55座客車，司機平均在青島駕齡8年以上，可提供市區一日用車、嶗山方向、海濱線路、青威煙跨城連線與團隊接待，車上配備趕海工具、嶗山可樂與百花蛇草水，行程可協助規劃。